Datenschutz­erklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

IT & Veranstaltungstechnik Hense
Philipp Hense
Am Kreuzweg 16
97702 Fridritt / Münnerstadt
Telefon: +49 1590 4731928
E-Mail: info@it-und-veranstaltungstechnik-hense.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen dafür nicht vorliegen.

Diese Erklärung gilt für:

• it-und-veranstaltungstechnik-hense.de (diese Seite)
• it-hense.de
• veranstaltungstechnik-hense.de
• gigadmin.de, die Demo unter demo.gigadmin.de und die Bestellung von GigAdmin Plus unter lizenz.gigadmin.de
• unsere Instagram-Profile instagram.com/it_veranstaltungstechnik_hense und instagram.com/gigadmin.de sowie unser Google Unternehmensprofil
• die Kontaktaufnahme per Telefon, E-Mail und WhatsApp
• die Abwicklung von Aufträgen einschließlich Rechnungsstellung
• Foto- und Videoaufnahmen bei Veranstaltungen

Die Websites unterscheiden sich technisch. Welche Dienste auf welcher Seite eingesetzt werden, steht in den Abschnitten 5 bis 8.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage vorliegt. In dieser Erklärung tauchen folgende auf:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, bei Zugriffen auf Ihr Endgerät zusätzlich § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
• Vertragserfüllung und Anbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), etwa bei Anfragen, Angeboten und der Auftragsabwicklung.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), etwa steuerliche Aufbewahrungspflichten.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), etwa der sichere und störungsfreie Betrieb unserer Server.

Alle unsere Websites einschließlich der GigAdmin-Demo sowie unsere E-Mail-Postfächer werden bei der dogado GmbH, Antonio-Segni-Straße 11, 44263 Dortmund, gehostet. Mit dogado besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Server stehen in Deutschland.

Beim Aufruf einer unserer Seiten erhebt der Server automatisch Daten, die Ihr Browser übermittelt und die technisch notwendig sind, um die Seite auszuliefern:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• übertragene Datenmenge und Meldung über den Erfolg des Abrufs
• verwendeter Browser und Betriebssystem
• zuvor besuchte Seite (Referrer), sofern übermittelt

Diese Daten dienen ausschließlich dem Betrieb, der Sicherheit und der Fehlersuche. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Alle Seiten werden ausschließlich verschlüsselt über HTTPS ausgeliefert.

Sicherungskopien: dogado erstellt automatisch alle drei Stunden eine Sicherung sämtlicher Dateien, Datenbanken und E-Mail-Postfächer. Diese Sicherungen werden je nach Tarif sieben bis vierzehn Tage aufbewahrt und danach gelöscht. Sie dienen ausschließlich der Wiederherstellung im Störungsfall. Da Sicherungen auch personenbezogene Daten enthalten können, wirkt sich eine Löschung erst nach Ablauf dieser Frist vollständig aus. Die Sicherungen liegen ebenfalls in Deutschland und sind vom Auftragsverarbeitungsvertrag mit dogado erfasst. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Dateiablage und Datensicherung bei Hetzner

Unsere betrieblichen Daten legen wir auf einem angemieteten Speicher (Storage Share) der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, ab. Dabei handelt es sich um eine von Hetzner betriebene Nextcloud-Instanz, die ausschließlich uns zur Verfügung steht. Der Speicher befindet sich in einem Rechenzentrum in Deutschland, eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Dort abgelegt sind insbesondere:

• Angebote, Rechnungen und sonstige Auftragsunterlagen einschließlich Kunden- und Vertragsdaten (siehe Abschnitte 15 und 16)
• geschäftlicher Schriftverkehr und betriebliche Dokumente
• Foto- und Videoaufnahmen von Veranstaltungen (siehe Abschnitt 14)
• Sicherungskopien unserer Websites, Datenbanken und der Rechnungssoftware

Der Zugriff ist passwortgeschützt und auf uns beschränkt, die Übertragung erfolgt verschlüsselt. Hetzner stellt allein den Speicher bereit, nimmt vom Inhalt keine Kenntnis und wertet ihn nicht aus.

Freigabelinks: Wenn wir Ihnen Dateien über einen Link aus dieser Ablage bereitstellen, ist der Link nur für die vereinbarte Dauer gültig und wird danach wieder deaktiviert. Wir geben Links nur an die jeweils Beteiligten weiter.

Dateien löschen wir, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr benötigt werden und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (siehe Abschnitt 18).

Von diesem Speicher werden automatisch alle sechs Stunden Momentaufnahmen (Snapshots) erstellt. Sie werden sieben Tage aufbewahrt und danach überschrieben. Sie dienen ausschließlich der Wiederherstellung im Störungsfall. Da sie personenbezogene Daten enthalten können, wirkt sich eine Löschung in der Ablage erst nach Ablauf dieser Frist vollständig aus.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Unterlagen der Abwicklung eines Auftrags dienen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für aufbewahrungspflichtige Unterlagen und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einer geordneten und ausfallsicheren Datenhaltung. Datenschutzhinweise von Hetzner: hetzner.com/de/legal/privacy-policy.

Damit Sie entscheiden können, welche nicht notwendigen Dienste geladen werden, setzen wir Einwilligungsbanner ein. Ihre Entscheidung wird gespeichert, damit wir nicht bei jedem Aufruf erneut fragen müssen. Diese Speicherung ist zur Erfüllung unserer Nachweispflicht erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Auf it-und-veranstaltungstechnik-hense.de und gigadmin.de verwenden wir Klaro!, eine quelloffene Lösung, die vollständig auf unserem Server läuft. Gespeichert wird ein Cookie namens klaro-consent mit einer Laufzeit von 180 Tagen. Es enthält ausschließlich Ihre Auswahl, keine Kennung Ihrer Person.

Auf it-hense.de und veranstaltungstechnik-hense.de verwenden wir Real Cookie Banner (devowl.io GmbH). Dabei wird jedem Besucher eine pseudonyme Kennung (UUID) zugewiesen und zusammen mit Zeitpunkt, gewählten Diensten und technischen Umständen der Einwilligung gespeichert. Die Speicherung erfolgt auf unserem eigenen Server. Cookies: real_cookie_banner*, Laufzeit 365 Tage.

Ihre Einwilligung können Sie auf jeder Seite über den Link in der Fußzeile jederzeit ändern oder widerrufen.

Auf dem Impressum und auf dieser Datenschutzerklärung wird kein Einwilligungsbanner angezeigt. Diese Pflichtinformationen sollen ohne vorherige Entscheidung lesbar sein. Auf diesen Seiten werden deshalb auch keine einwilligungspflichtigen Dienste geladen. Ihre Einstellungen können Sie dort weiterhin über den Link in der Fußzeile aufrufen.

Nachweis Ihrer Einwilligung

Wir sind nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO verpflichtet, Einwilligungen nachweisen zu können. Auf it-und-veranstaltungstechnik-hense.de und gigadmin.de protokollieren wir dazu jede aktive Entscheidung auf unserem eigenen Server. Gespeichert werden ausschließlich:

• Zeitpunkt der Entscheidung
• eine in Ihrem Browser erzeugte Zufalls-Kennung
• die Fassung der Banner-Konfiguration und die Sprache
• welche Dienste Sie an- oder abgewählt haben

Nicht gespeichert werden IP-Adresse, Browserkennung, Referrer oder sonstige Angaben, die Sie identifizieren könnten. Der Eintrag ist für uns keiner Person zuzuordnen. Die Zufalls-Kennung liegt in Ihrem Browser im Cookie consent-id (Laufzeit 180 Tage). Nur wenn Sie uns diese Kennung nennen, können wir den zugehörigen Eintrag finden, etwa im Rahmen einer Auskunft nach Art. 15 DSGVO.

Die Protokolleinträge werden nach 1275 Tagen automatisch gelöscht. Das entspricht der Laufzeit der Einwilligung von 180 Tagen zuzüglich der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren nach § 195 BGB. Die Protokolldatei liegt auf unserem Server und ist über das Internet nicht abrufbar. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

Auf it-hense.de und veranstaltungstechnik-hense.de übernimmt Real Cookie Banner diese Dokumentation, wie oben beschrieben.

Die Seite it-und-veranstaltungstechnik-hense.de ist so aufgebaut, dass beim Aufruf keine Verbindung zu Servern Dritter hergestellt wird. Schriftarten, Symbole, Stylesheets und JavaScript werden ausschließlich von unserem eigenen Server ausgeliefert. Es sind insbesondere keine Google Fonts, keine Inhalte von Content-Delivery-Netzwerken und keine Social-Media-Plugins eingebunden.

OpenStreetMap-Karte: Auf dem Impressum von it-und-veranstaltungstechnik-hense.de kann eine Karte angezeigt werden. Sie wird über eine Zwei-Klick-Lösung eingebunden und erst geladen, wenn Sie die Karte aktiv anfordern oder im Banner zustimmen. Dabei wird Ihre IP-Adresse an openstreetmap.org übertragen. Anbieter: OpenStreetMap Foundation, St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich. Datenschutzhinweise: osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy. Für das Vereinigte Königreich liegt ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vor. Rechtsgrundlage: Einwilligung.

Beide Seiten laufen auf WordPress mit dem Seiten-Editor Elementor (Elementor Ltd.). Elementor speichert im Local Storage und Session Storage Ihres Browsers Angaben darüber, ob Sie Elemente ausgeblendet haben, damit diese nicht erneut erscheinen. Diese Daten verlassen Ihren Browser nicht und werden nicht zu Analysezwecken ausgewertet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Google Fonts

Auf diesen beiden Seiten können Schriftarten von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, nachgeladen werden. Dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übertragen, eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Cookies werden dabei nicht gesetzt. Die Schriften werden nur nach Ihrer Einwilligung geladen. Datenschutzhinweise: policies.google.com/privacy. Rechtsgrundlage: Einwilligung.

Google reCAPTCHA

Zum Schutz unserer Formulare vor automatisierten Eingaben setzen wir Google reCAPTCHA ein (Google Ireland Limited, Anschrift wie oben). reCAPTCHA wertet zur Unterscheidung zwischen Mensch und Maschine unter anderem IP-Adresse, Verweildauer, Maus- und Tastaturbewegungen sowie Geräte- und Browserinformationen aus. Diese Daten können mit Daten von Nutzern verknüpft werden, die zeitgleich bei einem Google-Konto angemeldet sind. Gesetzte Cookies unter anderem: NID, SIDCC, __Secure-3PAPISID, SSID, SAPISID. reCAPTCHA wird nur nach Ihrer Einwilligung geladen. Ohne Einwilligung können Sie uns jederzeit per Telefon oder E-Mail erreichen. Datenschutzhinweise: policies.google.com/privacy. Rechtsgrundlage: Einwilligung.

Dieser Abschnitt gilt nur für die Website gigadmin.de, die Demo unter demo.gigadmin.de, die Bestellung und Lizenzprüfung von GigAdmin Plus unter lizenz.gigadmin.de, die App GigAdmin Screen und den Alexa-Skill „GigAdmin“. Für unsere übrigen Seiten hat er keine Bedeutung.

gigadmin.de

gigadmin.de ist so aufgebaut, dass beim Aufruf keine Verbindung zu Servern Dritter hergestellt wird. Schriftarten, Symbole, Stylesheets und JavaScript werden ausschließlich von unserem eigenen Server ausgeliefert. Einwilligungen verwaltet Klaro! (Abschnitt 5), die Reichweitenmessung übernimmt Matomo nach Ihrer Einwilligung (Abschnitt 9).

Wenn Sie zwischen hellem und dunklem Aussehen umschalten, merkt sich Ihr Browser die Wahl im Local Storage (Eintrag ga-thema). Diese Angabe verlässt Ihren Browser nicht. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Verweise auf GitLab (GitLab B.V., Niederlande, eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen) sind einfache Links, die erst beim Anklicken eine Verbindung herstellen. Die Download-Knöpfe (Adressen unter gigadmin.de/laden/…) leiten Sie direkt zur neuesten Datei bei GitLab weiter; welche das ist, fragt unser Server bei GitLab nach, ohne dabei Angaben über Sie zu übermitteln. Ebenso leitet die Paketquelle für GigAdmin Screen (gigadmin.de/apt/…) Ihr Gerät zu den Dateien bei GitLab weiter.

Die Demo unter demo.gigadmin.de

Die Demo ist eine Installation unserer Vereinssoftware GigAdmin mit ausgedachten Beispieldaten zum Ausprobieren. Bitte geben Sie dort keine echten personenbezogenen Daten ein, auch nicht im Passwortsafe der Demo. Die Demo nutzt kein Matomo und lädt nichts von Servern Dritter.

Für die Anmeldung setzt die Demo ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, das beim Schließen des Browsers bzw. beim Abmelden endet. Wählen Sie „Angemeldet bleiben“, kommt ein Cookie hinzu, das Sie bis zu der in der Demo eingestellten Dauer wiedererkennt. Außerdem speichert die Demo Hilfsdaten im Browser (Local Storage, Service Worker und Zwischenspeicher), damit sie wie eine App und ohne Netz funktioniert. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zum Schutz vor Missbrauch protokolliert die Demo Anmeldungen, fehlgeschlagene Anmeldeversuche und Änderungen mit Zeitpunkt, gekürzter IP-Adresse (der letzte Block wird nicht gespeichert, weil alle Besucher:innen der Demo die Protokolle sehen können) und Browserangabe. Nur die Sperre nach zu vielen falschen Anmeldeversuchen merkt sich die vollständige IP-Adresse, höchstens bis zum nächsten Zurücksetzen. Alles, was Sie in der Demo eingeben oder hochladen, wird zusammen mit diesen Protokollen jede Nacht automatisch gelöscht, wenn die Demo auf die Beispieldaten zurückgesetzt wird. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einem sicheren Betrieb. Die Demo verschickt keine E-Mails, Telegram- oder Push-Nachrichten.

Geben Sie in der Demo eine IBAN ein, fragt der Server der Demo bei openiban.com nach Bank und BIC, damit die Felder ausgefüllt werden. Der Dienst erhält dabei nur die IBAN, nicht Ihre IP-Adresse. Bitte verwenden Sie dort nur ausgedachte Nummern.

GigAdmin auf Ihrem eigenen Server

Wenn Sie GigAdmin herunterladen und selbst betreiben, sind Sie für die Daten darin verantwortlich. GigAdmin sendet keine Daten an uns, außer Sie testen oder nutzen GigAdmin Plus (siehe nächster Absatz); es fragt lediglich bei GitLab nach, ob es eine neue Version gibt. E-Mail, Telegram, Push und andere Dienste nutzt es nur, wenn Sie sie einrichten. Bibliotheken für den Browser liefert GigAdmin selbst aus. Beim Eingeben einer IBAN fragt Ihr Server openiban.com nach der Bank; das gehört in Ihre eigene Datenschutzerklärung.

GigAdmin Plus: Bestellung und Lizenzen (lizenz.gigadmin.de)

Bestellung. Wenn Sie GigAdmin Plus bestellen, verarbeiten wir den Namen des Vereins oder der Firma bzw. Ihren Namen, die Ansprechperson, die Anschrift, die E-Mail-Adresse und die Adresse Ihrer GigAdmin-Installation. Damit stellen wir den Lizenzschlüssel und die Rechnung aus, schicken beides per E-Mail, erinnern an offene Zahlungen und an die jährliche Verlängerung. Bestellen Sie als Privatperson, speichern wir zusätzlich Ihre Zustimmung zum sofortigen Beginn mit Zeitpunkt (Nachweis zum Widerrufsrecht). Bezahlt wird per Überweisung; den Zahlungseingang gleichen wir selbst mit dem Verwendungszweck ab. Rechnungen und Vertragsunterlagen legen wir zusätzlich als Sicherung in unserer Dateiablage bei Hetzner ab (Abschnitt 4). Kündigungen und Widerrufe über lizenz.gigadmin.de speichern wir mit Name, E-Mail-Adresse, Angaben zum Vertrag und Zeitpunkt, um sie umzusetzen und nachweisen zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Rechnungen und deren Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Test. Einen kostenlosen Test von GigAdmin Plus startet GigAdmin auf Ihren Wunsch (in den Einstellungen oder bei der Installation). Dabei übermittelt es die Adresse der Installation, die GigAdmin-Version und eine E-Mail-Adresse, an die wir den Lizenzschlüssel schicken; ohne E-Mail-Adresse ist kein Test möglich. Wird bei einem Update von GigAdmin eine Funktion, die Sie schon nutzen, Teil von GigAdmin Plus, holt GigAdmin den Test von selbst, damit die Funktion nicht plötzlich wegfällt. Es verwendet dann die E-Mail-Adresse der ersten Person mit Administrationsrechten in Ihrem GigAdmin. Zum Ende des Tests schicken wir einmal eine E-Mail, dass der Test vorbei ist, mit einem Link zum Bestellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Tests auf Ihre Anfrage), beim automatisch geholten Test Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der unterbrechungsfreien Nutzung bereits verwendeter Funktionen.

Lizenzprüfung und Plus-Pakete. Ist ein Lizenzschlüssel eingetragen (auch der eines Tests), fragt Ihr GigAdmin höchstens einmal am Tag bei lizenz.gigadmin.de nach dem Stand der Lizenz und lädt bei Bedarf das passende Plus-Paket. Dabei übermittelt es den Lizenzschlüssel, die Adresse der Installation, die GigAdmin-Version und die installierte Version von GigAdmin Plus. Wir speichern den Zeitpunkt der letzten Prüfung und die beiden Versionen, um zu sehen, welche Plus-Pakete noch gebraucht werden. Rufen Sie in GigAdmin Ihre Rechnungen auf, holt es sie mit Lizenzschlüssel und Adresse der Installation bei uns ab; gespeichert wird dabei nichts Neues. Inhalte aus Ihrem GigAdmin (Veranstaltungen, Personen, Abrechnungen) werden nie übertragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Technik. Die Seiten unter lizenz.gigadmin.de setzen keine Cookies und laden nichts von Servern Dritter. Zum Schutz vor Missbrauch (zu viele Bestellungen oder Anfragen) speichert der Server einen Hashwert Ihrer IP-Adresse mit einem täglich wechselnden Zusatz und löscht ihn nach einem Tag; die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert. Der Server liegt bei dogado (Abschnitt 4), die E-Mails gehen über unser Postfach dort. Rechtsgrundlage für den Schutz: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer. Rechnungen, Verträge, Kündigungen und Widerrufe bewahren wir so lange auf, wie es das Steuer- und Handelsrecht verlangt (Abschnitt 18). Einen Test, aus dem keine Bestellung wurde, löscht der Server sechs Monate nach dem Ende des Tests selbst, mit E-Mail-Adresse, Adresse der Installation, Versionen und den zugehörigen Einträgen im Protokoll. Die übrigen Angaben zu einer bestellten Lizenz löschen wir, wenn die Lizenz beendet ist und keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht. Das Protokoll der Vorgänge zu Lizenzen löscht der Server nach drei Jahren selbst.

Die App GigAdmin Screen

GigAdmin Screen zeigt auf Fernsehern und Bildschirmen (Fire TV, Android, Windows, Raspberry Pi) die Infoscreens eines GigAdmin, den ein Verein selbst betreibt. Die App verbindet sich ausschließlich mit der Adresse, die in ihren Einstellungen eingetragen ist. Dorthin übermittelt sie eine zufällige Gerätekennung sowie technische Angaben zum Gerät (Gerätename und Modell, Systemversion, Bildschirmauflösung, lokale IP-Adresse, Speicher und Laufzeit), damit das Gerät in GigAdmin angezeigt und gesteuert werden kann. Verantwortlich für diese Daten ist der Betreiber des jeweiligen GigAdmin. Wir erhalten keine Daten aus der App.

Die App enthält keine Werbung, kein Tracking und keine Analysedienste und verlangt keine Anmeldung. Auf dem Gerät speichert sie nur ihre Einstellungen (Adresse, Zoom, Kopplung) und ein kurzes Protokoll; beides wird beim Deinstallieren gelöscht. Ist die Adresse mit https:// eingetragen, ist die Übertragung verschlüsselt.

Laden Sie die App aus dem Amazon Appstore oder aus Google Play, verarbeiten Amazon bzw. Google beim Herunterladen und bei Updates Daten nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen. Diese Fassungen werden nur über den jeweiligen Store aktualisiert. Die Fassungen, die Sie direkt von GitLab laden, fragen einmal am Tag bei gitlab.com nach einer neuen Version; dabei erhält GitLab (GitLab B.V., Niederlande, eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen) die IP-Adresse des Geräts. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einer aktuellen und sicheren App.

Der Alexa-Skill „GigAdmin“

Was der Skill tut. Mit dem Skill fragen Sie per Alexa Ihr GigAdmin (oder bis zu fünf GigAdmins verschiedener Vereine) nach Veranstaltungen, Helfer:innen und Checklisten und melden zum Beispiel „Ich bin da“. Ihre Sprache verarbeitet Amazon (Amazon EU S.à r.l., Luxemburg) nach den Datenschutzbestimmungen von Amazon; wir erhalten keine Sprachaufnahmen, sondern nur die von Amazon erkannte Anfrage (zum Beispiel „Wer ist schon da?“ mit dem genannten Verein oder der Rolle), eine von Amazon vergebene Kennung für Ihr Konto und Ihr Gerät, die Angabe, ob das Gerät einen Bildschirm hat, sowie den Zugang aus der Kontoverknüpfung.

Kontoverknüpfung. Beim Verknüpfen geben Sie auf gigadmin.de/alexa/verbinden die Adresse Ihres GigAdmin ein und melden sich dort an; Ihr Passwort sieht gigadmin.de nie. Ihr GigAdmin stellt nach Ihrem „Erlauben“ einen Zugang aus, der nur für den Smart-Home-Anschluss gilt und höchstens Ihre Rechte hat. gigadmin.de verschlüsselt Adresse und Zugang und gibt sie an Amazon; Amazon bewahrt sie auf und schickt sie mit jeder Anfrage mit. Wir speichern die Zugänge nicht. Während der Verknüpfung setzt gigadmin.de ein Sitzungs-Cookie (gaw_alexa, endet mit dem Schließen des Browsers, in der Sitzung liegen die Zugänge nur verschlüsselt) und ein Cookie mit den zuletzt eingegebenen Adressen (gaw_alexa_adressen, ein Jahr, nur als Vorschlag beim nächsten Verknüpfen). Zum Schutz vor Missbrauch merkt sich der Server bis zu zehn Minuten einen Hashwert Ihrer IP-Adresse (Begrenzung der Versuche) und bis zu fünf Minuten einen Hashwert jedes ausgegebenen Einmal-Codes. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Anfragen. Jede Anfrage prüft gigadmin.de zuerst (stammt sie wirklich von Amazon für diesen Skill?), fragt dann mit dem Zugang Ihr GigAdmin und gibt die Antwort an Amazon zurück. Die Inhalte aus Ihrem GigAdmin (zum Beispiel Namen der eingeteilten Helfer:innen) laufen dabei nur durch und werden auf gigadmin.de nicht gespeichert. Telefonnummern und Bemerkungen gibt der Smart-Home-Anschluss gar nicht heraus. Es gelten die Server-Logfiles aus Abschnitt 4. Verantwortlich für die Daten in Ihrem GigAdmin bleibt dessen Betreiber, meist Ihr Verein. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzung des Skills auf Ihren Wunsch).

Erinnerungen. Bitten Sie den Skill, Sie zu erinnern („Erinnere mich an meinen nächsten Einsatz“), legt gigadmin.de mit Ihrer Erlaubnis Erinnerungen in Ihrem Amazon-Konto an (Zeitpunkt und Text, z. B. Rolle und Veranstaltung). Dafür nutzt es den Zugang, den Amazon der jeweiligen Anfrage mitgibt, und liest vorher Ihre bestehenden Erinnerungen dieses Skills, um keine doppelt anzulegen. Die Erinnerungen speichert Amazon; gigadmin.de speichert davon nichts. Löschen können Sie sie in der Alexa-App, die Erlaubnis dort beim Skill unter Berechtigungen zurücknehmen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Trennen. In Ihrem GigAdmin unter „Mein Bereich, Verbundene Apps“ (wirkt sofort) oder in der Alexa-App beim Skill („Konto-Verknüpfung aufheben“ bzw. Skill deaktivieren). Damit ist der Zugang unbrauchbar; bei uns gibt es nichts weiter zu löschen.

Auf it-und-veranstaltungstechnik-hense.de, it-hense.de, veranstaltungstechnik-hense.de und gigadmin.de setzen wir Matomo zur Reichweitenmessung ein. Matomo ist eine quelloffene Software, die wir selbst betreiben, unter matomo.it-und-veranstaltungstechnik-hense.de auf unserem eigenen Server. Es findet keine Übermittlung an Dritte und keine Übermittlung in Drittländer statt.

Erfasst werden pseudonymisierte Daten wie aufgerufene Seiten, Verweildauer, Gerätetyp, ungefährer Standort und die zuvor besuchte Seite. Zur Wiedererkennung werden Cookies gesetzt, unter anderem _pk_id (13 Monate), _pk_ses (30 Minuten), _pk_ref (6 Monate) und mtm_consent (1 Jahr). Die Cookies liegen jeweils auf der besuchten Domain.

Matomo wird ausschließlich nach Ihrer Einwilligung geladen. Rechtsgrundlage: Einwilligung.

Auf it-hense.de und veranstaltungstechnik-hense.de können Sie uns über ein Kontaktformular erreichen. Wir setzen dafür die Erweiterung Contact Form 7 ein. Die Erweiterung läuft auf unserem eigenen Server, eine Übermittlung an den Hersteller findet nicht statt.

Die von Ihnen eingegebenen Daten werden per E-Mail an unser Postfach zugestellt und dort weiterverarbeitet. Eine dauerhafte Speicherung der Einsendungen in der Datenbank der Website findet nicht statt. Pflichtangaben sind als solche gekennzeichnet, alle weiteren Angaben machen Sie freiwillig.

Zum Schutz vor automatisierten Eingaben ist dem Formular Google reCAPTCHA vorgeschaltet (siehe Abschnitt 7). Ohne Einwilligung in reCAPTCHA können Sie das Formular nicht absenden; nutzen Sie in diesem Fall bitte Telefon oder E-Mail.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Beantwortung von Anfragen.

Wir löschen die Daten, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Wenn Sie uns anrufen oder eine E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung des Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anliegen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. E-Mails werden bei dogado gehostet (siehe Abschnitt 4).

WhatsApp Business: Wir sind auch über WhatsApp Business erreichbar. Anbieter ist WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland, ein Unternehmen der Meta-Gruppe. Für geschäftliche Konten gelten ergänzend die WhatsApp Business Bedingungen.

Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren, verarbeitet WhatsApp Ihre Telefonnummer, Ihr Profilbild sowie Metadaten der Kommunikation wie Zeitpunkt und Häufigkeit der Nachrichten nach eigenen Vorgaben. Darauf haben wir keinen Einfluss. Die Inhalte Ihrer Nachrichten sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, die Metadaten sind es nicht. Eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen; Meta ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Wir speichern die über WhatsApp ausgetauschten Nachrichten nur so lange, wie es für die Bearbeitung erforderlich ist. Rechtsgrundlage für die Nutzung dieses Kanals ist Ihre Kontaktaufnahme und damit Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Wenn Sie diesen Weg vermeiden möchten, erreichen Sie uns jederzeit per Telefon oder E-Mail. Datenschutzhinweise von WhatsApp: whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.

Wir betreiben zwei öffentliche Profile bei Instagram: das Profil unseres Betriebs (instagram.com/it_veranstaltungstechnik_hense) und das Profil von GigAdmin (instagram.com/gigadmin.de). Für beide gilt dasselbe. Anbieter ist Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland.

Beim Besuch unseres Profils verarbeitet Meta Ihre Daten nach eigenen Vorgaben, unter anderem zur Erstellung von Nutzungsstatistiken. Auf die konkrete Verarbeitung haben wir keinen Einfluss und keinen Zugriff auf die zugrunde liegenden Rohdaten. Wir erhalten lediglich aggregierte Statistiken.

Soweit dabei Statistiken erstellt werden, sind wir gemeinsam mit Meta verantwortlich im Sinne von Art. 26 DSGVO. Die wesentlichen Inhalte dieser Vereinbarung finden Sie unter facebook.com/legal/terms/information_about_page_insights_data. Ihre Betroffenenrechte können Sie sowohl uns gegenüber als auch gegenüber Meta geltend machen; wir leiten Anfragen weiter, wenn sie primär Meta betreffen.

Eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen. Meta ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Datenschutzhinweise: privacycenter.instagram.com/policy. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Außendarstellung des Betriebs.

Auf unseren Websites sind keine Instagram-Plugins eingebunden. Die Verlinkung auf unsere Profile ist ein einfacher Link, der erst beim Anklicken eine Verbindung zu Instagram herstellt.

Wir unterhalten ein Unternehmensprofil bei Google, das in der Google-Suche und in Google Maps angezeigt wird. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Wenn Sie unser Profil aufrufen, verarbeitet Google Ihre Daten nach eigenen Vorgaben. Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss und keinen Zugriff auf die zugrunde liegenden Rohdaten. Wir erhalten von Google lediglich zusammengefasste Statistiken, etwa wie oft das Profil aufgerufen und wie oft eine Route zu uns abgefragt wurde.

Wenn Sie eine Bewertung abgeben, veröffentlicht Google den von Ihnen gewählten Namen und den Inhalt Ihrer Bewertung. Wir können öffentlich darauf antworten. Eine abgegebene Bewertung können nur Sie selbst wieder löschen, nicht wir.

Eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Datenschutzhinweise: policies.google.com/privacy. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Auffindbarkeit des Betriebs.

Im Rahmen unserer Tätigkeit in der Veranstaltungstechnik entstehen Aufnahmen der von uns aufgebauten Technik. Dabei können im Hintergrund auch Personen erkennbar sein, etwa Gäste einer Veranstaltung.

Solche Aufnahmen fertigen wir nur an, wenn sie im Rahmen der jeweiligen Veranstaltung zulässig sind, insbesondere wenn der Veranstalter auf Foto- und Videoaufnahmen hingewiesen hat. Gezielte Einzelaufnahmen von Personen fertigen wir nur mit deren Einwilligung an.

Wir verwenden ausgewählte Aufnahmen als Referenz auf unseren Websites und in unseren Social-Media-Profilen, um unsere Arbeit zu zeigen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Darstellung unserer Leistungen; ergänzend gelten die §§ 22, 23 Kunsturhebergesetz. Soweit eine Einwilligung eingeholt wurde, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Grundlage.

Sie möchten nicht auf einer Aufnahme zu sehen sein? Eine formlose Nachricht an info@it-und-veranstaltungstechnik-hense.de genügt. Wir entfernen die betreffende Aufnahme dann von unseren Websites und aus unseren Profilen. Ein Grund muss nicht angegeben werden.

Für Angebote, Aufträge und deren Abwicklung verarbeiten wir insbesondere:

• Name, Firma, Anschrift
• Telefonnummer und E-Mail-Adresse
• Angaben zum beauftragten Gewerk, zu Terminen und Örtlichkeiten
• Vertrags-, Abrechnungs- und Zahlungsdaten
• Schriftverkehr im Zusammenhang mit dem Auftrag

Diese Daten verarbeiten wir in unserer selbst betriebenen Rechnungssoftware (siehe Abschnitt 16), in unserem E-Mail-Postfach und in unserer Dateiablage bei Hetzner (siehe Abschnitt 4). Ein Kundenverwaltungssystem eines Drittanbieters setzen wir nicht ein.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

Bei IT-Aufträgen kann es vorkommen, dass wir im Rahmen von Wartung, Support oder Fehlersuche Zugriff auf Systeme erhalten, in denen personenbezogene Daten Dritter gespeichert sind. In diesen Fällen werden wir für unsere Kunden als Auftragsverarbeiter tätig und schließen einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO.

Zur Erstellung von Angeboten und Rechnungen setzen wir die quelloffene Software Invoice Ninja ein. Wir betreiben diese Software selbst auf eigenem Server. Es findet keine Übermittlung an den Hersteller oder an andere Dritte statt und es werden keine Daten in Drittländer übertragen.

Verarbeitet werden die zur Rechnungsstellung erforderlichen Stamm-, Vertrags- und Zahlungsdaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

Von den Daten der Rechnungssoftware erstellen wir regelmäßig Sicherungen, die in unserer Dateiablage bei Hetzner liegen (siehe Abschnitt 4).

GigAdmin Plus. Rechnungen für GigAdmin Plus erstellt nicht Invoice Ninja, sondern unser eigener Lizenzserver unter lizenz.gigadmin.de, mit eigenem Nummernkreis. Er ist eine von uns selbst entwickelte Software und läuft auf unserem Server bei dogado (Abschnitt 4); Hersteller oder andere Dritte erhalten keine Daten. Verarbeitet werden Name bzw. Verein oder Firma, Ansprechperson, Anschrift, E-Mail-Adresse, Adresse der GigAdmin-Installation, Leistungszeitraum, Betrag und Zahlungseingang. Die Rechnung geht als PDF per E-Mail an Sie; eine Kopie legt der Server als Sicherung in unserer Dateiablage bei Hetzner ab (Abschnitt 4). Rechnungen werden nie automatisch gelöscht, sondern so lange aufbewahrt, wie es das Steuer- und Handelsrecht verlangt (Abschnitt 18). Einzelheiten zu Bestellung und Lizenzen stehen in Abschnitt 8. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

Eine Übermittlung findet nur statt, soweit sie erforderlich ist:

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn Sie eingewilligt haben oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Danach löschen wir sie, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. In Sicherungskopien wirkt sich eine Löschung erst mit dem Überschreiben des jeweiligen Sicherungsstands aus (siehe Abschnitt 4).

Für Unterlagen mit steuerlicher oder handelsrechtlicher Relevanz gelten die Fristen aus Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung. Diese betragen je nach Art der Unterlage in der Regel sechs bis zehn Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Während dieser Zeit ist die Verarbeitung auf die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht beschränkt.

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte:

• Auskunft darüber, ob und welche Daten wir zu Ihnen verarbeiten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit in einem gängigen Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Für alle diese Anliegen genügt eine formlose Nachricht an info@it-und-veranstaltungstechnik-hense.de.

Widerspruchsrecht

Soweit wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen.

Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sie können sich jederzeit bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
www.lda.bayern.de

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Maßgeblich ist die jeweils veröffentlichte Fassung. Das Datum oben zeigt den aktuellen Stand.